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住民税の特別徴収決定通知書にマイナンバーが記載されています



住民税を特別徴収(給与天引き)している場合に、事業主様へ送られてくる「給与所得等に係る市民税・県民税 特別徴収税額の決定・変更通知書(特別徴収義務者用)」、そろそろ皆様のお手元に届いている頃だと思います。平成29年度分より、これにマイナンバーが記載されています。
マイナンバーとマイナンバーを含む個人情報は「特定個人情報」と呼ばれ、個人情報保護法が定めるものよりも、さらに厳密に管理することが求められています。マイナンバー法第20条には下記の記載があります。
「何人も、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報(他人の個人番号を含むものに限る。)を収集し、又は保管してはならない」
「前条各号のいずれか」は第19条を指していて、個人番号関係事務を処理するために必要な場合に限り他人のマイナンバーを収集または保管することが認められています。社会保障や税の手続き書類の作成を除いては、マイナンバーを収集・保管することはできません。事業者は「給与支払報告書作成のため」「源泉徴収票作成のため」と利用目的を特定し(番号法第9条第3項に定める利用目的の範囲内で)、本人に通知または公表している場合には、決定通知書に記載されているマイナンバーを利用することができます。マイナンバーを含む特定個人情報の取扱いにあたっては、利用目的をできる限り特定し、本人に通知または公表しなければならないこととされています。

保管方法に注意しましょう
事業者は特定個人情報等の適正な取扱いのために安全管理措置を講じなければならないこととされています。情報漏えい等を防止するために「管理区域」及び「取扱区域」を明確にし、物理的な安全管理措置を講じなければなりません。具体的には、施錠できるキャビネット・引き出しなどに収納します。そして使用しないときは施錠するようにしておきましょう。
廃棄方法についても注意が必要で、情報漏洩がないようにしなければなりません。復元できないような方法で削除・廃棄することが求められます。シュレッダーの利用、焼却などが例示されています。
いろいろと管理が大変なマイナンバーですが、情報の漏洩を避けるため社内でルールを作っておきましょう。
中小企業におけるマイナンバー法の実務対応(経済産業省)

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