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平成27年の年末調整でマイナンバーの取り扱いはどうすればいいの?



事業者がマイナンバーを取扱う税分野の主業務が、源泉徴収税関連業務だと思います。
この源泉徴収税関連の中に、年末調整業務がありますが、ほとんどの事業者はもうそろそろ開始している時期ではないでしょうか。

マイナンバーの導入自体は平成28年1月以降なので、平成27年の年末調整では原則的には必要ありません。
その為、事業者が(平成27年中の給与等の支払状況を報告する為)平成28年1月末までに税務署や市町村に提出しなければならない「源泉徴収票」「支払調書」「給与支払報告書」といった書類の様式には、マイナンバーを記載する欄は設けられていません。

ですが、この時期には、来年度の「平成28年分 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」(以下「扶養控除等申告書」)の提出を受ける事業者も多いと思います。

扶養控除等申告書はなぜ来年分を書かされるの?

ここで少し話が変わりますが、「何故、来年(平成28年分)の扶養控除の紙を今年(平成27年)書くのか?」と思われている方も多いと思いますので、少しだけ書かせていただきたいと思います。
この「扶養控除等申告書」は、本来

その年の最初に給与の支払を受ける日の前日(中途就職の場合には、就職後最初の給与の支払を受ける日の前日)までに提出 

を受ける必要があります。
その為、本来ならば、今年(平成27年分)の年末に平成27年分の扶養控除等申告書を書いて、来年(平成28年)の年初に平成28年分の扶養控除等申告書を書いて提出することが、法律に則った正式な方法となります。
しかし、用紙を記載する従業員も、提出を受ける事業者も、年末と年初で同じ内容のものを2度も記載や提出を受ける必要があり、双方ともに手間が2倍になります。
その為、今年の年末調整にも関わらず、来年分の用紙に記載させることにより、今年末の扶養者の確認と来年分の保管義務を同時に行っているのです。
単純に、事務手続きの効率化になり、従業員も記載が一度で済む為、こういった方法を採っている事業者は多いのではないでしょうか。

平成27年の年末調整でマイナンバーの取り扱いは?

話が横道に逸れてしまったので、元のテーマである「平成27年の年末調整でマイナンバーの取り扱いについて」に話を戻します。

平成28年分の扶養控除等申告書にはマイナンバーの記入欄があります。
(これは、上でも説明しましたが、本来この書類はマイナンバーが施工された後の平成28年の年初に提出を受けることを前提としているからです。)
つまり、税務において初めてマイナンバーを取り扱うタイミングが、この平成28年分の扶養控除等申告書となってきます。

そこで、この書類を「平成27年中に書いてもらう場合でもマイナンバーを記載してもらうのか?」ということが疑問になります。
これについて、国税庁が公表している国税分野におけるFAQ(Q2-11) では、平成28年分の「扶養控除等申告書」を平成27中に提出する場合は、個人番号(マイナンバー)を記載する必要はないとしています。
ただし、このFAQではマイナンバーの収集の為に、個人番号(マイナンバー)の記載を求めても差し支えないとも書いています。
つまり、平成27年の年末調整では、マイナンバーの提出を求めるかどうかは、各事業者の判断に任せるとなっているのです。

まとめ

もちろんマイナンバーの記載をしてもらってもいいのですが、「扶養控除等申告書」は、従業員が記載し事業者に提出することで、税務署に提出したとみなす書類で、この保管義務は事業者にあります。
事業者は取得した従業員のマイナンバーの適切な管理を義務付けられています。

もし仮に、マイナンバーを故意ではなくても漏洩させたり、無くしてしまったり、一部を欠損させてしまうと、特定情報保護委員会から指導・助言、あるいは勧告・命令を受ける場合もあります。
事業者の管理が適切でなかった為に、従業員が他人のマイナンバーを故意に盗用・漏洩させた場合等は、最悪、事業者が刑事罰(罰金刑)を受ける可能性さえあり、なにより信頼は地に落ちます
そうならない為のシステムやルール作りをして、それを従業員に周知する為に研修等することが重要となりますが、いかんせんマイナンバー制度自体の認知が進んでいない状況です。

もし、事業者がマイナンバーに関してシステムやルール作りがまだ出来ていないのなら、マイナンバーの運用管理の組織体制を整えることが最優先だと思います。
その為、そういった事業者は、平成28年分の扶養控除等申告書の回収を平成27年中に済ませ、あえてマイナンバーを記載しない方法選択することもひとつの手段ではないかと思います。

 

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