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従業員がマイナンバーの提供を拒否したらどうすればいい??



平成28年1月から、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(マイナンバー法)が施行され、税・社会保障・災害対策の分野でこのマイナンバーの利用が開始されています。

昨年10月からマイナンバー通知カードの発送が始まりましたが、通知カードの受取拒否や未配達・誤配達が問題となりました。
重要な個人情報がこのマイナンバー一つに集約されていますので、こういった誤配達等に対して個人情報漏えいの危険を感じるのは当たり前だと思います。

このように個人情報漏えいを危惧した従業員が、会社に従業員本人及び扶養家族のマイナンバーの提供を求められても「拒否する」といったことが、実際に起こっても不思議ではないでしょうか。

従業員がマイナンバーの提供を拒否したらどうすればいい??

個人情報漏えい等の様々な理由から、マイナンバーの提供を拒みたいと考えている方は数多くいるようで、弊社にも時々相談があったりします。
そこで、この

  • マイナンバーを事業者に提供する義務があるの?
  • マイナンバーの提供を拒否されたらどうすればいいの?

といった点について、個人情報保護委員会の「Q&A」に以下のように記載されていました。


従業員や講演料等の支払先等からマイナンバーの提供を受けられない場合、どのように対応すればいいですか。


法定調書作成などに際し、マイナンバーの提供を受けられない場合でも、安易にマイナンバーを記載しないで書類を提出せず、マイナンバーの記載は、法律で定められた義務であることを伝えて提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録・保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。
経過等の記録がなければ、マイナンバーの提供を受けていないのか、あるいは提供を受けたのに紛失したのかが判別できません。
特定個人情報保護の観点からも、経過等の記録をお願いします。
なお、法定調書などの記載対象となっている方の全てがマイナンバーをお持ちとは限らず、そのような場合はマイナンバーを記載することはできませんので、マイナンバーの記載がないことをもって、税務署が書類を受理しないということはありません。

簡単に言うと、事業者が行う税・社会保障関連の手続き等にはマイナンバーを記載することが法律で義務付けられています。
だから、従業員は事業者にマイナンバーを提供する必要があるという事です。
ただし、従業員等にマイナンバーの提供を強制することはできません

また、従業員等から提供拒否があった場合でも、相手方に協力してくれるようきちんと説明・説得して、マイナンバー関連事務実施者としての義務を果たさなければなりません。
それでもなお拒否される場合は、それらの説明・説得等の経過を記録・保存して、義務を果たそうと努力はしたが無理だったことを明確にしておくことが必要になります。

マイナンバー提出を拒否した場合の罰則はあるの?

マイナンバーの記載が義務なのであれば、義務違反に対して罰則等はあるのかという疑問も当然あると思います。
この罰則等について、国税庁の「国税分野におけるFAQ」に以下のように記載されていました。

Q
申告書等を税務署等に提出する際、個人番号・法人番号の記載がない場合や誤りがある場合に罰則の適用はあるのですか。

A
申告書や法定調書等の税務関係書類を税務署等に提出する際に、個人番号・法人番号を記載しなかった場合や誤りがあった場合の罰則規定は、税法上設けられておりませんが、個人番号・法人番号の記載は、法律で定められた義務ですので、正確に記載した上で提出をしてください。

これは国税庁が発表したFAQであり、あくまで税法上と記載されていますが、どの分野でマイナンバーの記載がない書類を提出したとしても、事業者側に罰則が科せられることは今のところ特にありません。
また、マイナンバーの提出を拒否した従業員にも罰則はありません

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