電子帳簿保存法の対応ガイド② ~保存ルールについて~ - 

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電子帳簿保存法の対応ガイド② ~保存ルールについて~



当ブログでは全3回に分けて、電子帳簿保存法の制度内容及び対応手順について解説していきます

今回は電磁的記録による保存のルールについて!

 

まずは前回解説した制度概要についての復習です。

電磁的記録による保存とは

電磁的記録による保存の方法は、大きく3種類に区分されています。

①電子取引 ・・・ 電子的に授受した取引情報をデータで保存

例:WEBサイト・スマホアプリ・電子メール等で行った電子取引情報は電子データで保存しなければならない

②電子帳簿保存 ・・・ 自己(外部委託も可)が電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存

例:仕訳帳や総勘定元帳について、会計データで電子的に作成している場合、電子データのまま保存できる

③スキャナ保存 ・・・ 紙で受領・作成した書類をスキャン文書で保存

例:受領書類や手書きの書類をスキャナ(スマホ、デジカメ含む)して、電子データで保存できる

 

それでは、この3種類の保存方法について詳しく解説していきます

①電子取引の保存ルール【対応必須】

電子取引の保存については、以下4点を満たす必要があります

1.訂正・削除を確認できるシステム、または訂正・削除できないシステム等を使用すること
2.ディスプレイ、プリンタの備え付け
3.システムの操作説明書の備え付け
4.以下の検索要件を満たす検索機能があること※
(1)取引年月日、取引金額、取引先により検索できる
(2)日付または金額の範囲指定により検索できる
(3)2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件検索ができる
※別途、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は(2)(3)については不要
※前々年度前の売上高が5,000万円以下の方、または電子取引データをプリントアウトし日付及び取引先ごとに整理されている方は検索要件は不要

少なくとも、以上の「しなければならない」規定である電子取引の保存要件は最低限対応できるようにしておきましょう!

 

準備が間に合わない場合はどうすればいいの?

人手が足りなくて準備が間に合わない場合でも、下記2つの要件を満たす場合には電子取引データを保存しておくだけで大丈夫です

1.電子取引データ保存の一定のルールに従って保存ができなかったことに対する、相当な理由がある場合(事前申請不要)
例:人手不足、システム準備が間に合わない、資金不足等
2.税務調査の際に、電子取引データのダウンロードの求めおよび、プリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じるようにしている場合

⇒電子取引データを消さずに保存しつつ、税務調査などの際に電子取引データや電子取引データをプリントアウトした書面を渡せるようにしておけばOK!!

 

以降2つの「できる」規定の保存要件については余裕があれば併せて対応しましょう!

②電子帳簿保存のルール

電子帳簿保存については、以下3点を満たす必要があります

1.ディスプレイ、プリンタの備え付け
2.システムの操作説明書の備え付け
3.税務調査の際に、電子取引データのダウンロードの求めおよび、プリントアウトした書面の提示・提出の求めに応じるようにしている場合(※ただし下記、優良電子帳簿の要件をすべて満たす場合は不要)

さらに、以下の要件を満たすと優良な電子帳簿として認定されます

4.訂正・削除履歴を確認できるシステムを使用
5.通常の業務処理期間経過後に入力した場合に確認できるシステムを使用
6.帳簿間の相互関連性を確認できること
7.以下の検索要件を満たす検索機能があること※
(1)取引年月日、取引金額、取引先により検索できる
(2)日付または金額の範囲指定により検索できる
(3)2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件検索ができる
※別途、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は(2)(3)については不要

 

優良電子帳簿とは?

電子帳簿保存法には、電子帳簿が特定の要件を満たしていれば税務上の優遇措置を認めるという制度があります。この時、要件を満たした電子帳簿のことを優良な電子帳簿といいます。優遇措置を受けるためには、あらかじめ届出書を提出する必要があります。

 

③スキャナ保存のルール

スキャナ保存については重要書類と一般書類で取り扱いが変わります。

・重要書類・・・契約書・納品書・請求書等、資金や物の流れに直結・連動する書類
・一般書類・・・見積書・注文書・検収書等

保存要件は以下のとおり。重要書類はすべてを満たす必要があり、一般書類は1・3を除いたすべてを満たす必要があります。

1.事務処理規定を定め、事務処理にかかる通常の期間(最長2カ月以内)を経過した後、速やかに入力(概ね7営業日以内)すること
2.訂正・削除を確認でシステム、または訂正・削除できないシステム等を使用すること
3.スキャナデータと帳簿の相互関連性を確認できること
4.ディスプレイ、プリンタの備え付け
5.システムの操作説明書の備え付け
6.以下の検索要件を満たす検索機能があること※
(1)取引年月日、取引金額、取引先により検索できる
(2)日付または金額の範囲指定により検索できる
(3)2つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件検索ができる
※別途、ダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合は(2)(3)については不要

 

以上が保存ルールの概要になります。いかがでしたでしょうか。

少なくとも、【対応必須】電子取引の保存については最低限対応できるよう準備を進めましょう!
しかしこれらの保存ルールを自力ですべて満たすには大変な手間と労力がかかります・・・
安全に確実にこれらの要件を達成するには電帳法対応システムを導入するのが一番です‼

 

次回はおすすめの電帳法対応システムについて詳しく解説していきます!お楽しみに!

※2023年12月時点の情報になります。最新の情報は国税庁ホームページをご参照ください。

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